第42回全国育樹祭東京都実行委員会個人情報管理規程

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(趣旨)

第1条 この規程は、第42回全国育樹祭の参加者及びその他関係者の個人情報の適正な取扱いの確保に関し、第42回全国育樹祭東京都実行委員会(以下「実行委員会」という。)が保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)の保護と適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程で使用する用語は、「個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号。以下「法」という。)」で使用する用語の例による。

(利用目的)

第3条 実行委員会が取り扱う個人情報は、次に掲げる目的で利用するものとする。
(1)第42回全国育樹祭の参加者の決定のため
(2)第42回全国育樹祭の参加者の招待、宿泊輸送等に関する名簿作成のため
(3)第42回全国育樹祭の運営における参加者の本人確認のため
(4)第42回全国育樹祭の会場警備に関する警察及び警備関係者への情報提供のため
(5)その他、第42回全国育樹祭の運営及び管理のため
2 個人情報の取得に当たっては、あらかじめその利用目的を公表するものとする。

(保有個人情報の管理者)

第4条 保有個人情報全体の管理のために個人情報保護責任者を置くこととし、実行委員会事務局長をもって充てる。
2 個人情報保護責任者の下に個人情報管理責任者を置くこととし、実行委員会事務局事務長をもって充てる。個人情報管理責任者は、個人情報保護責任者を補佐し、保有個人情報の保護及び管理に関する事務を行うとともに、必要な措置を講ずる。

(職員の責務)

第5条 職員は法の趣旨に則り、関連する法令等の定め及び個人情報保護責任者、個人情報管理責任者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第6条 個人情報管理責任者は、保有個人情報の重要度に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定する。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外での目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第7条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、個人情報管理責任者の許可を得て、指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の外部への送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への持出し又は送付
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第8条 職員は、保有個人情報の内容に誤りを発見した場合には、個人情報管理責任者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の保管)

第9条 保有個人情報及び保有個人情報が記録されている媒体については、安全が確保されたファイルサーバーに保存するか、施錠可能な場所に保管するものとする。

(引継)

第10条 実行委員会解散後、保有個人情報及び保有個人情報が記録されている媒体は、東京都産業労働局農林水産部森林課に引き継ぐこととする。

(廃棄等)

第11条 保有個人情報及び保有個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には、当該保有個人情報の判読、復元が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うこととする。

(業務の委託等)

第12条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適正な管理を行う能力を有する者を選定する。また、委託先における個人情報の適正な管理を担保するため、契約書に次に掲げる事項を明記することとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持等の責務
(2) 個人情報保護に関する義務違反または義務を怠った場合の契約解除及び損害賠償等の措置
(3) 個人情報の目的外使用等の禁止に関する事項
(4) 再委託の制限又は条件に関する事項
(5) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の記載のある提供資料の返還等に関する事項
(7) 個人情報取扱状況に係る発注者の調査に関する事項
(8) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(事故等の報告及び措置)

第13条 保有個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、その事実を知った職員は、速やかに個人情報管理責任者に報告しなければならない。
2 個人情報管理責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。
3 個人情報管理責任者は、事故等の発生した経緯、被害状況等を調査し、個人情報保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事故等が発生した場合には、直ちに個人情報保護責任者に当該事故等の内容について報告するものとする。
4 個人情報保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事故等の内容等に応じて、当該事故等の内容、経緯、被害状況等を実行委員会会長に速やかに報告する。
5 個人情報保護責任者は、事故等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(公表等)

第14条 個人情報保護責任者は、事故等の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事故等に係る個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。

 附  則

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

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